עושים את הסדר בעסק

לקראת חג הפסח כולנו מרגישים את הצורך לעשות סדר בבית. בעסק שלנו המצב דומה מאד, ישנה חשיבות מרובה ליצירת סדר. יצירת סדר לא רק בפרטים הקטנים וברישום אלא יצירת סדר שנותן לנו אפשרות לשלוט בתמונה הגדולה.

הבית לפני פסח מזכיר שדה קרב. כל ארונות המטבח מפוזרים על הרצפה, הספות של הסלון מאווררות בחוץ, המשחקים של הילדים עוברים שטיפה באמבטיה, הילדים עוברים שטיפה בכיור וזה עוד מבלי להזכיר הבלאגן היום יומי הרגיל. בתוך כל הבלאגן הזה בסופו של יום (או של כמה ימים), הבית חוזר לשפיות. הכלים של המטבח חוזרים לארונות המקרר חוזר לפעילות מלאה ואפילו אפשר למצוא איזה ילד או שניים שנעלמו בתוך הרי הכביסה. אחד העקרונות המלווים משפחות בתהליך סידור הבית הוא לדעת מה נשאר איתנו לשלב הבא, ועל מה אנחנו מוותרים. בכל ערב פסח אפשר למצוא ברחובה של עיר הרים של חפצים שבעליהם החליטו להוציא מהבית. לפעמים ללא כל סיבה הגיונית הנראית לעין, בעלי הבית החליטו שהחפץ הזה כבר לא משמש אותם הוא כבר לא ממלא את המטרה לשמה הוא נכנס לתוך הבית. הרצון הזה לוותר על חפצים מסוימים ולבחור בחפצים אחרים קשור מאד לסדר שאנחנו עושים. כשמוציאים את כל מה שיש לנו בבית מהארונות, סוף סוף אנחנו מקבלים תמונה של אותם פריטים שיש לנו באמת צורך בהם. ההקבלה לעולם העסקים בנושא הזה לא רחוקה בכלל- העסק עשוי להיראות כשדה קרב רוב השנה: ההוצאות וההכנסות לא תמיד ברורות במאה אחוז, התשלום למס הכנסה וביטוח לאומי לא תמיד נעשה מספיק בזמן. לעקוב אחרי שירות הלקוחות שלנו או הפרסום הדיגיטלי זה בכלל סיפור שנמצא איפה שהוא בהרי החושך, המקבילה האולטימטיבית להרי הכביסה. האם העסק שלנו חייב להראות ככה? האם לא למצוא את הידיים ואת הרגליים זו נחלתו של כל בעל ובעלת עסק? כשנכנסה אלי דפנה, בעלת עסק לעיצוב אירועים, לקח לי אולי חמש דקות להבין שהבעיה המרכזית שלה לא קשורה לתמחור וגם לא לשיווק.

באיזה שהוא מקום דפנה הייתה חלומו הורוד של כל בעל עסק: יש לה לקוחות חדשים שפונים כמעט כל יום, היא סוגרת עסקאות במחירים משתלמים והיא מאד אוהבת את מה שהיא עושה. הבעיה צצה כשביקשתי ממנה נתון מסוים מהשנה החולפת. בשביל למצוא אותו נדרש לה באזור החצי שעה של בירורים וגם אז הנתון היה חלקי ולא מחודד. זה לא היה נתון מסובך, אלא אחד מהנתונים האלה שבלעדיהם קשה להבין מהם הביצועים של העסק. בפגישה הבאה כבר התמקדנו בבלגן של העסק. פישטנו את הבעיה וראינו איפה יש נעלמים ודברים לא ברורים. חידדנו את הנתונים וקיבלנו תמונה הרבה יותר שלמה וברורה. כמובן שמאד קשה לכנס נתונים של שנה שלמה ולהבהיר את התמונה בפגישה של שעה וחצי, אבל אפשר לקבל רושם משמעותי על המצב הנוכחי של העסק. הסדר שהעסק זקוק לו לא תלוי רק ברישום ההוצאות וההכנסות, החובות והיתרות אלא בעיקר בהבנה התמונה הכוללת, לאן העסק הולך ובחינה של המגמה למול המציאות. לדוגמה אם עסק החליט לקחת הלוואה על מנת להשקיע בפעילות עסקית מסויימת, מחובתו של בעל העסק לברר האם הפעילות הזאת אכן מצליחה להחזיר את ההשקעה. בשביל לבחון תהליך כזה לפעמים צריך לרדת לרזולוציות הכי קטנות, כמו כמה פעמים הצלחתי למכור מוצרים השייכים לפעילות העסקית הזאת, או האם אחרי החזרי ההוצאות וחישוב המיסוי עדיין קיים רווח בפעילות הזאת. קשה להמעיט בחשיבות של סדר בעסק, וזו עשויה להיות שאלה של להיות או לחדול (כמובן ברמה העסקית). בעלי עסקי שלא מודעים לפאזל שהעסק מורכב ממנו ימצאו את עצמם בחוסר סדר קטסטרופלי. בכל תחום בעסק ניתן וצריך לעשות סדר, ואפילו ברשימת הלקוחות שלכם תוכלו לעשות סדר ולהחליט אלו לקוחות אתם רוצים לראות יותר, ואלו לקוחות ניתן לפטר. נכון שחג הפסח עצמו מכיל הרבה בלאגן בתוך הבית ורצוי לא לערב שמחה בשמחה, אבל מיד אחרי הפסח נצלו את המומנטום ותעשו את הסדר בעסק.